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Tips para Reuniones Virtuales Efectivas

Las reuniones en general tienden a ser un dolor de cabeza, muchas podrían ser solo un email. Y eso es sólo con las reuniones presenciales.

Ahora que trabajamos a distancia, podemos sumarle a lo anterior el nivel de dificultad de la tecnología. Si no tenemos cuidado, en lugar de ser productivos y aprovechar al máximo el tiempo adicional que tenemos en nuestro día al no tener que estar en la calle y trasladándonos, se nos puede ir en “juntitis” interminables que no son productivas.


Por eso, te traemos a continuación tips para hacer reuniones virtuales efectivas. Las encontrarás segmentadas en dos grandes rubros: Tecnológico y la Facilitación.


Tecnológico

Hay cosas que son hasta insultantemente básicas, pero no por eso dejan de ser importantes, así que:

  • Audífonos que tengan la entrada correcta para tu teléfono o computadora.

  • No-break, o que tengas una forma de asegurar que cuentas con energía suficiente, y el cargador de tu computadora o teléfono a la mano.

  • Micrófono, que a veces va incluido con tus audífonos.

  • Estar en un espacio, en lo posible, sin ruidos. De preferencia, en un lugar donde no te vayan a molestar. Si es un coworking, generalmente hay salas especiales para videoconferencias y llamadas. Si es en tu casa, busca estar en tu estudio/ oficina, o tu recámara.

  • Cuida el fondo que tendrás detrás de ti. Aunque estés en home office, no es excusa para tener de fondo un pequeño desastre; busca que se vea un fondo bien arreglado o muebles agradables. Si no es posible, entonces puedes en algunas aplicaciones, como Zoom, habilitar que la aplicación ponga un fondo para ti… como una fotografía de la playa o las montañas. Lo importante: a nadie le gusta ver un desastre y desorden.

  • Asegúrate de tener una conexión estable; ya sea con un WiFi con señal fuerte, o conectándose directamente con cable.


Facilitación

La manera en la que tu o el líder del equipo organiza y lleva la reunión es clave para el éxito. Demasiadas reuniones se extienden por una mala facilitación.

Podemos profundizar en el tema de facilitación en otro momento, por lo pronto los tips prácticos y rápidos son:

  • Empieza por preguntarte ¿qué tipo de reuniones necesitamos? ¿quienes necesitan ser convocados?

  • ¿Cuál es el propósito de la reunión? Y, ¿cuál es el objetivo? ¿Cómo sabremos si la reunión sirvió o no?

  • Genera una agenda para la reunión. Delimiten bien los tiempos para la reunión. Muchas reuniones pueden durar 15-30 minutos, no necesitan ser de una hora.

  • Apégate a la agenda. Minimizar el tiempo utilizado en chismes, temas no relacionados, o procesos “creativos”. Si algo se necesita resolver y toma más de un par de minutos, hacer una reunión específica para ello solo con las personas relevantes.

  • Pon reglas para la participación. ¿Cómo participamos en la reunión? ¿Cuándo podemos dar ideas y opiniones?

  • Asigna a alguien del equipo la responsabilidad de tomar nota y enviar la minuta de acuerdos y comentarios al final. Haz esto con apego casi religioso, pues es la memoria de qué se habló y qué se acordó.

  • ¿Cómo se dará seguimiento a la agenda y acuerdos de la reunión? ¿Cómo se medirá el progreso?

  • Todos ponen micrófono en mute. Para participar, se levanta la mano (las aplicaciones tienen una función para esto).

  • Utiliza un documento compartido para que todos puedan ver y poner comentarios y notas.

  • Asigna claramente tareas y responsables de acciones que surgen de la reunión. Si no hay dueños de las tareas, es como si no existieran. Si no hay metas claras y expectativas claras, es como si la tarea no existiera.

  • Para hacer más eficiente el trabajo en equipo y las reuniones y alinear labores, es útil hacer una introducción a principio de semana donde tu equipo pueda identificar: ¿qué es lo que tenemos de plan para esa semana?

  • Realiza conversaciones 1 a 1 con el líder para temas específicos a resolver.

  • Aborda la reunión con paciencia pues es frecuente que haya problemas de conexión y fallas técnicas. Igualmente importa la paciencia y apertura para escuchar las ideas y opiniones de los demás.

  • Respeta el tiempo de los demás. Si de por sí esto es importante; cuando hacemos home office es aún más importante, pues las distracciones abundan, y las personas suelen tener una larga lista de pendientes que realizar.


¡Espero que estos tips te sirvan para tener menos y mejores reuniones virtuales y lograr mejor tus metas!


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